4 Tipps für Tag-Management im Social Intranet

BVCM AdventskalenderWir alle kennen Tags aus sozialen Netzwerk wie Twitter oder Instagram. Selbst bei Facebook kommt kaum ein Beitrag mehr ohne sie aus. Tags helfen uns beim Einordnen, Systematisieren und Wiederfinden von Informationen. Deshalb ist es sinnvoll, sie auch im unternehmens- oder organisationseigenen Social Intranet einzusetzen.

Warum sollte ich Tags in meinem Social Intranet einsetzen?

Richtig eingesetzt bilden Tags die Basis für Wissensmanagement. Ihnen kommen hierbei verschiedene Funktionen zu:

Zunächst ordnen Tags einzelne Beiträge größeren Überthemen zu. Anstatt eine ausführliche Einleitung zu einem Beitrag zu schreiben kann einfach ein Tag benutzt werden und alle wissen, worum es geht. Weiterhin setzen Tags einzelne Beiträge in einen Kontext zueinander. Gerade bei sehr umfangreichen Projekten oder Themen ist dies sehr hilfreich, um den Überblick zu behalten. Zuletzt helfen Tags bereits verfasste Beiträge über die Suche wiederzufinden. So müssen manche Fragen erst gar nicht gestellt werden, da die Antwort einfach gefunden werden kann. Das vermeidet Redundanzen. Auch hier helfen Tags den Kontext zu schaffen. Im Activity Stream sind immer nur die neueren Beiträge präsent, der Rest verschwindet wortwörtlich vom Bildschirm. Bei der Suche nach einem Tag tauchen aber auch die älteren Beiträge wieder auf und können in ein Themengebiet eingeordnet werden.

Doch damit Tags bei der Erreichung dieser Ziele und der Verbesserung von Wissensmanagement helfen, gilt es, einige Prinzipien zu beachten. Die folgenden Tipps helfen, diese sinnvoll und effektiv umzusetzen:

Tipp 1: Standards zum Bilden von Tags festlegen

Viele Social Intranets, die bereits mit Tags arbeiten haben ein Problem: Die meisten Tags werden nur einmal verwendet. Das führt dazu, dass Tags nicht wie eigentlich angedacht dabei helfen, Beziehungen zwischen ähnlichen Themen zu schaffen und inhaltlich Verwandtes zu verbinden. Deshalb hat es sich als sinnvoll herausgestellt, eine kurze Richtlinie für den Umgang mit Tags innerhalb des Social Intranets zu erstellen. Die nachfolgenden Tipps sollten unbedingt in dieser Richtlinie enthalten sein. Sie helfen, durch sinnvolles Taggen von Beiträgen das Social Intranet übersichtlicher zu gestalten.

Ist eine solche Richtlinie einmal aufgestellt ist wahrscheinlich, dass weniger unterschiedliche Tags kursieren, da die Community sensibilisiert ist. Die Mitglieder suchen im Idealfall erst nach passenden Tags bevor sie ein eigenes erstellen.

Tipp 2: Systematik zum Bilden von Tags schaffen

Tags helfen Inhalte wiederzufinden und zu kontextualisieren – aber nur, wenn sie klar und einheitlich strukturiert sind. Es empfiehlt sich deshalb, einen kleinen Leitfaden zu erstellen und der Community zugänglich zu machen. Dieser sollte grundlegende Fragen zum Erstellen und Verwenden von Tags enthalten. Nur wenn Tags einheitlich und systematisch gebildet werden, haben sie eine Chance wiederverwendet zu werden. Deshalb sollte festgelegt werden, ob Tags im Singular oder Plural stehen sollten.

Es bietet sich auch an, in dieser Richtlinie zu definieren, ob Umgangssprache, Abkürzungen und Leerzeichen erwünscht sind oder nicht. Ist die Systematik zur Erstellung von Tags klar, wissen die Nutzer, nach welchen thematischen Tags sie suchen können bevor sie eigene Anlegen. So reduziert sich die Anzahl an Tags auf eine kleinere, aber wiederkehrende Summe.

Tipp 3: Tags aus dem Unternehmensalltag verwenden

Wie bereits der letzte Tipp zeigt, ist das größte Problem in Bezug auf das Tag-Management die Vielfalt der Sprache. Deshalb sollten Tags immer dem im Unternehmen üblichen Vokabular entlehnt sein. Sind regelmäßige persönliche Treffen im allgemeinen Umgang zum Beispiel als „Jour Fixe“ bekannt, sollten sie auch so vertaggt werden und nicht als „Meeting“ oder „Stand-Up“.

Tipp 4: Tag-Dschungel vermeiden

Auch bei Tags gilt – weniger ist manchmal mehr. Wenn unter einem dreizeiligen Beitrag noch 20 Tags folgen weiß niemand mehr, was wirklich wichtig ist und um was es in dem Beitrag geht. Deshalb sollte man sich auf maximal drei Tags pro Beitrag beschränken. Die Leser wissen ansonsten nicht mehr, worauf ein Beitrag sich konkret bezieht. So kann es leicht passieren, dass Diskussionen unter einem Beitrag in eine falsche Richtung laufen oder niemand sich meldet.

Tags liefern Mehrwert für Nutzer und Community Manager

Tags dienen in Social Intranets – ebenso wie in sozialen Netzwerken – dem schnelleren Auffinden und Systematisieren von Beiträgen. So wird schnell klar, was wichtig ist. Informationen können leichter zusammengeführt werden und stehen nicht mehr alleine, sondern in einem Kontext. Sie bündeln und vernetzen somit das Wissen der Mitglieder. Das bereichert die Community, da das geballte Wissen allen zur Verfügung steht und einfach auffindbar ist.

Ein weiterer netter Nebenaspekt: Tags helfen dem Community Manager oder der Community Managerin zu sehen, welche Themen für die Mitglieder relevant sind und welche eher nicht. So können Stimmungen und Trends schnell gefunden und berücksichtigt werden.

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