Der digitale Arbeitsplatz mit seinen Lösungen rund um Information, Kommunikation und Zusammenarbeit ist weiter auf dem Vormarsch: Höhere Reichweite und Verfügbarkeit, Flexibilität, Mitarbeiterproduktivität, Unterstützung agiler Arbeitsweisen und Katalysator für den kulturellen Wandel hin zu weniger Hierarchie und dafür mehr Kooperation und Netzwerk – es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum Unternehmen ihren Mitarbeitern moderne Technologien bereitstellen.
In nahezu allen Organisationen – vom KMU bis zum DAX-Konzern – bildet der Software-Baukasten Office 365 einen zentralen Baustein des Modern Workplace. Häufig verläuft der Aufbau schrittweise. Ein typisches Muster hierfür:
- „Klassische“, populäre Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und Powerpoint wandern in die Cloud. Das erleichtert die zeit-, orts- und geräteunabhängige Zusammenarbeit sowie das parallele Bearbeiten von Dokumenten mit Kollegen.
- MS Teams wird zur Schaltzentrale für moderne Projektarbeit und Kollaboration, oft in Verbindung mit OneDrive, Planner oder OneNote. In vielen Fällen erleichtert parallel Yammer die niedrigschwelle Kommunikation und das Community Building als soziales Netzwerk im Unternehmen.
- Prozesse werden digitalisiert, z. B. mit Tools wie Flow, Planner oder Power BI.
Bei all diesen Schritten gilt: Es reicht nicht, die digitalen Instrumente einfach bereitzustellen und zu konfigurieren. Die Etablierung des Modern Workplace und neuer Formen der Kommunikation und Kollaboration sind eben kein reines IT-Projekt. Vielmehr gilt es, die Menschen zu begeistern und zu befähigen, Hemmungen und Schwellen abzubauen und dafür Sorge zu tragen, dass die Tools zu den Nutzern passen – nicht umgekehrt.
Investitionsruinen vermeiden, blühende Community-Landschaften pflegen
Diese Aufgabe gelingt nur, wenn es engagierte Community Manager gibt, die andere anleiten, unterstützen und als Kümmerer jenseits technischer Fragen bereitstehen. Ohne Community Manager und ihren Einsatz rund um Change, Adoption und Nutzeraktivierung wird der Modern Workplace kein blühender Ort produktiver Dialoge und Zusammenarbeit, sondern eine triste Investitionsruine!
Menschen interessieren sich nicht für Software und ausgeklügelte digitale Funktionalitäten. Menschen interessieren sich für Menschen. Sie spüren schnell, ob sie künstlich im beruflichen Kontext in ein digitales Korsett gezwängt werden sollen, weil es gerade „hip & trendig“ wirkt. Oder aber, ob es tatsächlich um ihre alltäglichen Bedarfe geht und darum, ob sie ihre Aufgaben mit der neuen Technik ein wenig besser, effizienter oder zielgerichteter erledigen können.
Was kann der Corporate Community Manager konkret leisten, damit der Modern Workplace für andere Menschen nutzenstiftend und „be-greifbar“ wird? Wie kann z. B. die Einführung von Office 365 begleitet werden?
- User Stories entwickeln und Nutzen verdeutlichen. „Was haben all die digitalen Helfer mit mir und meiner Arbeit zu tun?“ – Diese Kernfrage gilt es überzeugend vor dem Start zu beantworten. Use Cases und begleitende Nutzer-Stories erhöhen das Verständnis und verdeutlichen den konkreten vielbeschworenen Mehrwert. Sie müssen spezifisch passgenau erzählt werden: Zusammenarbeit meint für Controller eben etwas völlig anderes als für Marketing-Experten oder die Verantwortlichen für das Thema Arbeitssicherheit. Als Interviewer und Kenner seiner internen Zielgruppen ist der Community Manager im Lead, wenn es darum geht, solche User Stories zu kreieren und auszuformulieren.
- Tool-Landschaft sorgsam skizzieren. „Welches Instrument soll ich für was nutzen? Dürfen wir nicht mehr miteinander telefonieren, uns treffen oder interne E-Mails schreiben? Geht jetzt alles nur noch via Skype, OneNote & Co.?“ – Die Office-Anwendungen sind umfangreich. Umso wichtiger, dass der Community Manager für alle Nutzer das Big Picture zeichnet und für alle den Gesamtüberblick über die digitale Landschaft in der Organisation behält. Zugegeben: Mit einer solchen Übersicht lassen sich niemals alle Eventualitäten klären und Einzelfragen beantworten. Doch die Handlungsempfehlungen und Beispiele zur Nutzung vermindern viele Schmerzpunkte.
- „Produkteinführung“ kommunikativ unterstützen. „Was genau gehört zu Office 365? Was kann ich damit tun? Wann geht es genau los?“ – Eine Launch-Kampagne macht den Zugang zum Thema vernetzte Zusammenarbeit für viele Menschen leichter. Sie leistet einen Beitrag, um Fragen zu beantworten, die sich der ein oder andere gar nicht zu stellen traut. Ein „Werbefeldzug“ inkl. Visual, Claim, wiederkehrender Symbole und diverser Hilfs- und Begleitmedien hilft, mögliche Vorurteile („24/7-Überwachung“) gegenüber der Technologie abzubauen und schneller trittsicher im Umgang mit der Software und den damit zusammenhängenden Diensten zu werden. Dabei empfiehlt sich ein gesunder Mix zwischen, Print-, Digital- und Live-Formaten, um die Zielgruppen dort abzuholen, wo sie gemäß ihrer Medienaffinität (noch) stehen.
- Coachings und Champions-Programme: Ohne Mitstreiter geht es nicht! Auch der Community Manager braucht engagierte Helfer, die unter seiner Anleitung und mit seiner Hilfestellung in einzelne Abteilungen oder Teams hineinarbeiten. Dabei entscheidend: Nicht den Umgang mit Tools und deren Funktionalitäten „schulen“, sondern Anwendungsfälle bearbeiten. Also z. B.: „Wie bereite ich eine Besprechung mit Outlook, Teams und OneNote vor und nach?“ oder „Wie kann unser nächster Messeauftritt über MS Teams orchestriert und gesteuert werden?“
- Governance und „Leitplanken“ formulieren. „Welche Informationen und Dokumente darf ich teilen und veröffentlichen? Was genau wird von mir erwartet? Wie detailliert soll ich etwas über mich und meine Arbeit preisgeben?“ – Digitale Zusammenarbeit braucht Regeln und Verlässlichkeit. „Einfach mal machen und ausprobieren“ ist der sicherste Weg, damit Kolleginnen und Kollegen im Zweifel gar nichts mit den neuartigen Anwendungen machen – aus Angst, Fehler zu begehen und sanktioniert zu werden. Ein Regelwerk, das ermutigt und nicht aus einer Ansammlung von Verboten besteht, verschafft Klarheit. Und der Corporate Community Manager als Ansprechpartner aus Fleisch und Blut, der mir beim Floorwalk einen guten Rat gibt und mich sensibilisiert, natürlich noch mehr!
- Austausch- und Feedback-Möglichkeiten moderieren. Ein wichtiger Hebel und stets besser als „Belehren & Bekehren“: Schaffen Sie rund um die Einführung Möglichkeiten für die Nutzer, ihre Fragen zu adressieren und sich gegenseitig zu unterstützen. Eine „Hilfe-Community“ auf Yammer, eine Feedback-Gruppe auf Teams oder der gute, alte „Anwender-Stammtisch“ – über solche Angebote verinnerlichen Menschen kollaborative Arbeitsweisen, stellen sich Fragen und liefern im Gegenzug Antworten. Das entlastet übrigens auch das Community Management Team, das dadurch nicht den ganzen Tag in die Rolle des IT-Helpdesk schlüpfen muss.
Fazit
Mit der steigenden Bedeutung des digitalen Arbeitsplatzes bzw. Modern Workplace steigt auch der Bedarf an Community Management – in der digitalen wie in der analogen Welt. Die Rolle des Corporate Community Managers ist also unverzichtbar, wenn es gelingen soll, neue Arbeitsweise zu verfestigen und Investitionen in moderne Hard- und Software für die Menschen produktiv werden zu lassen. Ihre Mitarbeitenden werden es Ihnen danken!
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